O bom uso do e-mail - por Juninho

"Escrevo sem pensar, tudo o que o meu inconsciente grita. Penso depois: não só para corrigir, mas para justificar o que escrevi." Mário de Andrade

Hoje é muito comum termos o email como forma de comunicação para muitas conversas e até mesmo acertos contratuais. Afinal de contas o email é um recurso simples que facilita enormemente as comunicações. Mas pode trazer também problemas indesejáveis. Já existem regras mínimas de comportamento por email para que seja amenizada a perda de tempo das pessoas, aborrecimentos, comunicação truncada, dentre outros.

O princípio básico é: correio eletrônico tem a finalidade de passar informações, de forma rápida e leve na rede, sem enfeites nem penduricalhos.

O bom uso do e-mail que é fornecido pela empresa sem sombra de dúvidas traz grandes benefícios a todos - empregado e empresa -, porém seu mau uso pode gerar até demissão por justa causa. Não pense que ninguém nunca vai saber daquele e-mail que você escreveu, ele pode ser lido e pode ser usado como prova contra você. Saiba bem qual o conteúdo que você coloca nele, ok?

Algumas dicas da revista Harvard Communications Update:

1. Separe, pelo título, o que é importante e delete o que é clara perda de tempo. Mas isso não significa chacinar mensagens. Coloque-se no lugar das pessoas. Se a falta de resposta for magoá-las, não delete.

2. Separe e leia mais tarde as mensagens particulares.

3. Há certas coisas que devem ser ditas em vez de escritas. Se o assunto for importante ou complicado, diga ao vivo.

4. Às vezes, mensagens se perdem ou não se abrem. Não mande e-mails com documentos anexados. Deixe o maior número de informações à disposição na Internet ou na rede interna da empresa.

5. Elogiar por escrito é frio; é quase um não-elogio. Mas o pior (chega a ser covardia) é repreender ou demitir alguém pore-mail.

6. Tenha uma lista de endereços e nunca a delete. A Terra gira. Nunca se sabe quando você pode precisar ou ser útil a alguém.

7. Uma legião de pessoas sem ter o que fazer envia uma infinidade de piadas ou correntes por correio eletrônico. Jamais passe alguma adiante.

8. Não espalhe fofocas ou boatos por e-mail. A "prova do crime" fica registrada e pode ser usada contra você.

9. Por seu alcance, o e-mail é muito usado como mural para causas políticas, ecológicas etc. Antes de remeter um e-mail "engajado", faça o teste: você diria isso pessoalmente a alguém? Se a resposta for sim, talvez esteja na hora de fundar uma ONG. Se não, desista.

10. Se a mensagem não for urgente, guarde e releia no dia seguinte. Se já não parecer importante, jogue no lixo. Isso evita aborrecimentos no presente e arrependimentos no futuro.

Grande Abraço.